Soạn thảo một email tiếng Anh chuẩn mực, đầy đủ thông tin không phải là việc dễ dàng, nhất là đối với những người mới bắt đầu học ngoại ngữ. Thế nhưng, nếu quen biết đối với một người bạn nước ngoài hay phải làm việc với họ, bạn buộc phải viết email để trao đổi thông tin.
Chính vì thế, việc viết email tiếng Anh trở thành nỗi ám ảnh của rất nhiều người. Hiểu được điều đó, để giúp bạn xóa tan mọi lo lắng, ngày hôm nay, chúng tôi sẽ hướng dẫn cách viết email bằng tiếng Anh gửi cho bạn.
Nếu bạn chưa biết bố cục của một email tiếng Anh hoàn chỉnh gồm những gì thì tham khảo ngay những thông tin dưới đây:
Cấu trúc của phần này là: Dear + danh xưng (title) + họ (surname).
Nếu viết thư cho một người bạn thân thiết, gần gũi, bạn nên sử dụng tên first name. Tên người nhận sẽ được để sau “Mr.” đối với nam hoặc “Ms.” dùng cho nữ. Bạn cũng có thể sử dụng “Miss” trước tên của một người phụ nữ đã kết hôn. Trường hợp viết email cho bạn nhưng muốn có tính chất trang trọng hơn, bạn có thể viết “dear Sir/ Madam”.
Trong phần này, bạn cần viết những lời hỏi thăm sức khỏe, công việc, học tập hay tình hình hiện tại của đối phương. Phần này cũng sẽ chứa lời cảm ơn vì trước đó người nhận đã phản hồi email của bạn.
Chỉ khi viết email cho bạn bè hay những người thân thiết, thoải mái bạn mới nên cho phần hỏi thăm vào nội dung. Tuy nhiên, đối với những đối tượng còn lại, bạn nên trực tiếp đi thẳng vào vấn đề vì có lẽ người nhận yêu thích sự ngắn gọn và đi thẳng vào vấn đề nhằm tiết kiệm thời gian.
Introduction là một phần không thể thiếu khi viết email
Lý do được nêu lên trong phần này có thể là để hỏi thăm sức khỏe hay hồi đáp email mà đối phương đã gửi cho chúng ta trước đó. Bạn có thể dùng cấu trúc “I am writing to…”.
Phần này sẽ nêu toàn bộ nội dung chính mà bạn muốn gửi tới người nhận nối tiếp ngay sau lý do viết thư. Phần nội dung chính có thể đề cập tới các vấn đề đã trao đổi trước đó, yêu cầu đối phương làm gì, thông báo một tin tốt hoặc xấu hay nhắc tới tài liệu đính kèm.
Khi viết email bằng tiếng Anh gửi cho bạn, kết thúc thư là phần không thể thiếu. Bạn nên kết thúc thư bằng việc dùng tới một trong số những cụm từ sau tùy theo tình huống:
Một số gợi ý để kết thúc email
Cuối cùng, để kết thúc email, bạn cần ký tên của mình ở cuối nội dung. Lưu ý, khi ký, bạn cần phải ghi chép đầy đủ họ tên. Nếu thích, bạn cũng có thể tìm hiểu về cách tạo chữ ký tự động trong email.
Việc viết email quả thực không hề đơn giản, nhất là khi phải viết bằng tiếng Anh. Nó cũng là nỗi lo sợ của những bạn mới bắt đầu học tiếng Anh. Một trong lý do khiến cho viết email tiếng Anh khá khó, bởi vì nó có rất nhiều nguyên tắc và lưu ý khác nhau.
Những lưu ý khi viết email tiếng Anh gửi cho bạn
Dưới đây là những điều mà bạn cần lưu ý khi viết email bằng tiếng Anh gửi cho bạn bè:
Nếu cần một email mẫu tiếng Anh để bạn hiểu rõ hơn về bố cục và cách viết, bạn đừng bỏ qua ảnh dưới đây:
Ví dụ về một email tiếng Anh gửi cho bạn
Viết email bằng tiếng Anh gửi cho bạn là một việc đầy thú vị phải không nào? Bởi thế, hãy thường xuyên gửi gắm những lời yêu thương và tình cảm tới bạn bè thông qua email tiếng Anh để gìn giữ mối quan hệ tốt đẹp này nhé.
Tham khảo thêm: Hướng dẫn cách đọc và viết thứ ngày tháng bằng tiếng Anh.
